الاتصال
تعريف الاتصال : هو عملية إنتاج ونقل وتبادل المعلومات والأفكار والآراء والمشاعر من شخص إلى شخص آخر بقصد التأثير فيه وإحداث الاستجابة المطلوبة
ولابد في عملية ااتصال من أمرين هاميين هما:
1- أن تتأكد أن من تتحدث اليه فهم المقصود
2- أن تتأكد أن المستقبل قبل المقصود
أهـمـيـة الاتصـال :
يقضي الفرد الجزء الأكبر من حياته اليومية في التعامل مع المنظمات سواءً كانت في شكل مدارس أو جامعات أو في شكل منظمات أعمال أو مصانع أو مستشفيات أو أجهزة حكومية أو نواد اجتماعية ورياضية ، وهذا التعامل لا يمكن أن يتم إلا عن طريق الاتصال وحيث أن العلمية الإدارية هي وسيلة الإدارة في إنجاز الأهداف فإن ممارسة وظائف هذه العملية من تخطيط وتنظيم وإعداد للأفراد وتوجيه ورقابة لن تتم ما لم تتوفر البيانات والمعلومات ونقلها إلى مراكز اتخاذ القرار ويقتضي ذلك ممارسة عملية الاتصال .
تنقـسـم الاتصــالات إلى نوعين :
1] اتصالات رسمية :
وهو ذك النظام الذي تخضع فيه الاتصالات لقواعد وإجراءات محددة رسمياً ومثبتة وبصورة مكتوبة ورسمية .
وتنقسم إلي :
اتصالات هابطة من مدير المدرسة إلى المدرسين والطلاب.
اتصالات صاعدة من الطلاب إلى المدرسين أو مدير المدرسة .
اتصالات أفقية بين الطلبة أنفسهم .
2] اتصالات غير رسمية : وتكون فيها الاتصالات خاضعة لقواعد وإجراءات غير رسمية وتتم خلال قنوات خارجة عن القنوات الرسمية المحددة مثل الالتقاء خارج المدرسة
طــرق الاتصــــالات
تتم عملية الاتصال بطرق عديدة يمكن تصنيفها بإحدى طريقتين : الاتصال المباشر وغير المباشر . الاتصال الشفهي والكتابي .
1] الاتصال المباشر وغير المباشر :
ويتم ذلك عن طريق :
1-الاتصال الشخصي : مباشرة وجهاً لوجه بين شخصين .
2-استخدام الهاتف : وهو مباشر ولكن ليس وجهاً لوجه .
3-الاستخدام اللاسلكي : وهو استخدام رموز برقية في نقل الرسالة من الراسل إلى المستقبل .
4-استخدام وسائل الإعلام "جرائد– مجلات– منشورات – لوحات إعلانية " .
5-الاتصال الصوري : وهو استخدام الصور والنماذج بمختلف أنواعها لنقل الأفكار من المرسل إلى المستلم .
6-الاتصال التلفزيوني : وهو مزيج تتوفر فيه خصائص الاتصال المباشر وغير المباشر حيث يمكن المستقبل من رؤية المرسل والتعرف على مشاعره وآرائه ولكن المرسل لا يتمكن من رؤية المستقبل والتحدث إليه وجهاً لوجه.
2-الاتصال الشفهي والكتابي : يعتبر الاتصال كتابياً إذا كانت الرسالة قد دونت بالرموز إلا بجدية أو الرياضية عند نقلها من المرسل إلى المستقبل ، أما إذا نقلت الرسالة بطريق الهواء دون أن تدون فإنها رسالة شفوية .
· لا نستطيع أن نقول أن إحدى الطريقتين أفضل من الأخرى لأن الذي يحدد ذلك هو الموقف
صياغة الرسالة :
أي هل سيتم صياغة الرسالة بشكل شفوي أو كتابي أو إشارة .
قنوات الاتصال : الهواء – الهاتف – البريد – والبرقية حسب أهمية الرسالة .
استلام الرسالة : حيث يتم قراءة أو رؤية أو سماع الرسالة بواسطة المرسل إليه .
ترجمة معنى الرسالة : يجب أن يفهم المرسل إليه المعنى بنفس الفهم أو المعنى الذي يريده المرسل إليه ويعتمد ذلك على طبيعة عمل وخبرة كل منهما .
المعلومات المرتدة :
يجب أن يحصل الراسل على معلومات من المرسل إليه نفيد أن ترجمة المرسل إليه للرسالة تحمل نفس المعنى الذي رغبه الراسل وفي حالة حدوث خطأ يتم اتخاذ الإجراءات التصحيحية .
إرشــادات لتحسين لاتصال :
1- لا تضع مساعدك في موقف الدفاع :
ويتم ذلك عادة بأن ينتقد الرئيس مساعده أو يهاجمه بخصوص شيء ما يترتب على ذلك أن يقوم المساعد بالدفاع عن نفسه مما يؤدي إلى إخفاء معلومات قد تساعد في حل المشكلة وبالتالي فإنه ينصح بما يلي :
أ-على المدير أن يقتنع أن السلوك الدفاعي بيئي طبيعي عن الانتقاد .
ب-لا تهاجم الفرد نفسه ولكن ركز على السلوك الخطأ الذي تريد تقييمه .
2-حاول أن تكون مستمع جيد .
3-لا تنتقد كثيراً لأن الانتقاد يمثل عقاب سلبي قد يمنع وقوع السلوك الغير مرغوب ، ولكن لا يؤدي إلى السلوك المرغوب ، وبالتالي يفضل على الانتقاد استخدام التوجيه والإرشاد .
4-ادفع مساعدك للكلام وذلك بإعادة عباراته أو بإثارة أسئلة ولا تسيطر على المحادثة معظم الوقت .
5-لا تحاول أن تظهر بمظهر الخبير الذي لديه معلومات لا تفهم بواسطة مرؤوسيه لأن ذلك يقلل من كفاءة الاتصالات الشخصية .
ولابد في عملية ااتصال من أمرين هاميين هما:
1- أن تتأكد أن من تتحدث اليه فهم المقصود
2- أن تتأكد أن المستقبل قبل المقصود
أهـمـيـة الاتصـال :
يقضي الفرد الجزء الأكبر من حياته اليومية في التعامل مع المنظمات سواءً كانت في شكل مدارس أو جامعات أو في شكل منظمات أعمال أو مصانع أو مستشفيات أو أجهزة حكومية أو نواد اجتماعية ورياضية ، وهذا التعامل لا يمكن أن يتم إلا عن طريق الاتصال وحيث أن العلمية الإدارية هي وسيلة الإدارة في إنجاز الأهداف فإن ممارسة وظائف هذه العملية من تخطيط وتنظيم وإعداد للأفراد وتوجيه ورقابة لن تتم ما لم تتوفر البيانات والمعلومات ونقلها إلى مراكز اتخاذ القرار ويقتضي ذلك ممارسة عملية الاتصال .
تنقـسـم الاتصــالات إلى نوعين :
1] اتصالات رسمية :
وهو ذك النظام الذي تخضع فيه الاتصالات لقواعد وإجراءات محددة رسمياً ومثبتة وبصورة مكتوبة ورسمية .
وتنقسم إلي :
اتصالات هابطة من مدير المدرسة إلى المدرسين والطلاب.
اتصالات صاعدة من الطلاب إلى المدرسين أو مدير المدرسة .
اتصالات أفقية بين الطلبة أنفسهم .
2] اتصالات غير رسمية : وتكون فيها الاتصالات خاضعة لقواعد وإجراءات غير رسمية وتتم خلال قنوات خارجة عن القنوات الرسمية المحددة مثل الالتقاء خارج المدرسة
طــرق الاتصــــالات
تتم عملية الاتصال بطرق عديدة يمكن تصنيفها بإحدى طريقتين : الاتصال المباشر وغير المباشر . الاتصال الشفهي والكتابي .
1] الاتصال المباشر وغير المباشر :
ويتم ذلك عن طريق :
1-الاتصال الشخصي : مباشرة وجهاً لوجه بين شخصين .
2-استخدام الهاتف : وهو مباشر ولكن ليس وجهاً لوجه .
3-الاستخدام اللاسلكي : وهو استخدام رموز برقية في نقل الرسالة من الراسل إلى المستقبل .
4-استخدام وسائل الإعلام "جرائد– مجلات– منشورات – لوحات إعلانية " .
5-الاتصال الصوري : وهو استخدام الصور والنماذج بمختلف أنواعها لنقل الأفكار من المرسل إلى المستلم .
6-الاتصال التلفزيوني : وهو مزيج تتوفر فيه خصائص الاتصال المباشر وغير المباشر حيث يمكن المستقبل من رؤية المرسل والتعرف على مشاعره وآرائه ولكن المرسل لا يتمكن من رؤية المستقبل والتحدث إليه وجهاً لوجه.
2-الاتصال الشفهي والكتابي : يعتبر الاتصال كتابياً إذا كانت الرسالة قد دونت بالرموز إلا بجدية أو الرياضية عند نقلها من المرسل إلى المستقبل ، أما إذا نقلت الرسالة بطريق الهواء دون أن تدون فإنها رسالة شفوية .
· لا نستطيع أن نقول أن إحدى الطريقتين أفضل من الأخرى لأن الذي يحدد ذلك هو الموقف
صياغة الرسالة :
أي هل سيتم صياغة الرسالة بشكل شفوي أو كتابي أو إشارة .
قنوات الاتصال : الهواء – الهاتف – البريد – والبرقية حسب أهمية الرسالة .
استلام الرسالة : حيث يتم قراءة أو رؤية أو سماع الرسالة بواسطة المرسل إليه .
ترجمة معنى الرسالة : يجب أن يفهم المرسل إليه المعنى بنفس الفهم أو المعنى الذي يريده المرسل إليه ويعتمد ذلك على طبيعة عمل وخبرة كل منهما .
المعلومات المرتدة :
يجب أن يحصل الراسل على معلومات من المرسل إليه نفيد أن ترجمة المرسل إليه للرسالة تحمل نفس المعنى الذي رغبه الراسل وفي حالة حدوث خطأ يتم اتخاذ الإجراءات التصحيحية .
إرشــادات لتحسين لاتصال :
1- لا تضع مساعدك في موقف الدفاع :
ويتم ذلك عادة بأن ينتقد الرئيس مساعده أو يهاجمه بخصوص شيء ما يترتب على ذلك أن يقوم المساعد بالدفاع عن نفسه مما يؤدي إلى إخفاء معلومات قد تساعد في حل المشكلة وبالتالي فإنه ينصح بما يلي :
أ-على المدير أن يقتنع أن السلوك الدفاعي بيئي طبيعي عن الانتقاد .
ب-لا تهاجم الفرد نفسه ولكن ركز على السلوك الخطأ الذي تريد تقييمه .
2-حاول أن تكون مستمع جيد .
3-لا تنتقد كثيراً لأن الانتقاد يمثل عقاب سلبي قد يمنع وقوع السلوك الغير مرغوب ، ولكن لا يؤدي إلى السلوك المرغوب ، وبالتالي يفضل على الانتقاد استخدام التوجيه والإرشاد .
4-ادفع مساعدك للكلام وذلك بإعادة عباراته أو بإثارة أسئلة ولا تسيطر على المحادثة معظم الوقت .
5-لا تحاول أن تظهر بمظهر الخبير الذي لديه معلومات لا تفهم بواسطة مرؤوسيه لأن ذلك يقلل من كفاءة الاتصالات الشخصية .
